Zadání IT zakázky – typická propast (nejen) integračních projektů

Chceme to nějak propojit

Systémová integrace je i pro spoustu lidí z oblasti IT poněkud abstraktní záležitost. Pokud tedy někdo očekává, že všem bude vše jasné od prvního momentu, tak se nemůže víc mýlit.

Požadavky jako “chceme ty systémy nějak propojit” nebo “bude si to samo dotahovat data” jsou už v integracích takové stálice. Na začátku jsou naprosto v pořádku, koneckonců u této myšlenky to celé začíná.

Problém nastává ve chvíli, kdy se s takovým zadáním jde rovnou do návrhu řešení nebo dokonce do vývoje. Bohužel, není to výjimka. Děje se to často v rámci zakázek, kde se systémová integrace vyvíjí jako doplněk k implementaci jiného systému. Nezřídka je pak integrace ta černá ovce celého projektu, protože výrazně prodlouží jeho trvání, navýší cenu a frustruje celý projektový tým.

Proč je to důležité téma

• Protože systémová integrace není hračka. Většinou jde o poměrně rozsáhlou analýzu následovanou složitým vývojem a testingem. Řešení bývají nákladná a každá změna v zadání může cenu i několikanásobně navýšit.

• Protože porozumění je základ. Na IT projektech se obvykle potká skupina lidí, kteří mají velmi rozdílný pohled na to, které informace jsou důležité.

• Protože role mají svou váhu. Ne každý zákazník je “ajťák” a ne každý vývojář má přesah do business procesu.

• Protože každý systém má svá pravidla a musíme je znát. ERP, CRM, e-shop – každý mluví jinou řečí. A překládá je právě integrace.

• Protože výjimky tvoří pravidlo. 80 % funguje snadno, 20 % scénářů vás může finančně zruinovat, pokud se neřeší hned na začátku.
  

Odpovědnost: kdo ji vlastně nese?

Tady se dostáváme k jádru. Zadání není jen na vás, zákazníkovi.
Ano, vy víte, co potřebujete byznysově – ale jak to přeložit do smysluplného IT zadání, to není jen vaše práce. To je i odpovědnost implementačního partnera. Ten by měl zajistit, že klíčové informace budou srozumitelné všem stranám a pokládat správné otázky tak, aby zazněly důležité odpovědi.

Správný partner:

• se vás nebude jen ptát “co chcete?”
  

• ale bude se ptát třeba “jak funguje váš proces?, “jaké máte systémy?”, “proč to chcete?” a “co se stane, když…?”
  

• a pak vám pomůže zadání formulovat tak, aby bylo správným podkladem pro technickou a realizační část projektu
  

Vaše role? Jediná: mít odvahu a trpělivost nechat se tím provést.

Na co se ptát musíme

• Business proces a use-case - příběh, který ovlivní to, jak integraci navrhujeme, komu slouží, s jakými daty pracuje a jaký význam pro klienta řešení má. Často klienty žádám aby mě na chvíli vzali do své práce a ukázali mi, jak to celé probíhá teď, na jaké naráží překážky, čemu věnují zvýšenou pozornost a kde vznikají chyby.

• Kdo nám o systému může dát maximum technických informací? Kontakt se specialistou je ideální, ale rozumíme, že není vždy možný. Často si vystačíme s “papírovým odborníkem” ve formě technické dokumentace.

• Kdo a v jakém rozsahu se bude o integraci starat, až projekt skončí? Budeme předávat hotové řešení internímu integračnímu týmu? Zůstane support na dodavateli? Tyto skutečnosti ovlivní třeba to, jakým způsobem se bude integrace chovat v případě, že nastane nějaká chyba. Ale také třeba to, v které fázi projektu máme začít zaškolovat interní tým tak, aby předání proběhlo hladce.

• Co přesně by měla integrace dělat? A ano, tady opravdu chceme slyšet detail na úrovni každého políčka, každou podmínku a okolnost nebo třeba kam všude se mají data rozprchnout, když manažer klikne na tlačítko “schválit”. A rádi s vámi každé políčko a tlačítko probereme.

Proč se toho firmy bojí

Mnoho firem má pocit, že když dodavatel začne moc zkoumat, znamená to zdržení projektu a navýšení ceny. Pravda je přesně opačná:

• Čím víc se ptáme na začátku, tím méně času a prostředků to stojí později.

• I na první pohled malý změnový požadavek, který ale zásadně mění povahu řešení a jeho architekturu může stát násobně víc, než původní zakázka.

• Čím jasnější a detailnější je zadání, tím hladší je průběh celého projektu a v realizačním týmu se udržuje dobrá atmosféra.
  ‍

‍

Apel: nebojte se mluvit s odborníky vlastní řečí

Systémová integrace není a nebude jednoduchá záležitost. Správný implementační partner by měl dbát na to, že stejně jako je důležité sjednotit velmi rozdílnou řeč IT systémů, tak je klíčové i sjednotit vzájemné porozumění členů implementačního týmu, kteří mají mnohdy velmi rozdílnou perspektivu toho, jak se na celé řešení dívají.

Takže příště, až budete stát na kraji propasti jménem “zadání IT projektu”, položte si otázku: Stojí vedle vás skutečně někdo, kdo dokáže postavit most?

‍